Las reuniones dentro de las altas jerarquías y departamentos de toma de decisión son sumamente importantes. Lo ideal es hacerlo periódicamente para llevar un control sobre las situaciones que se presentan. De esta manera, la comunicación se mantendrá estable y la productividad aumentará debido a las buenas relaciones humanas.

Estas reuniones son de una carga laboral muy importante, pues de estas se desprenden muchas de las decisiones a tomar. Es por esta razón que se debe priorizar y decidir a cuál asistir, puesto que es casi imposible comprometer la presencia en todos los encuentros, a veces es incluso recomendable encomendar la reunión a una persona de confianza cuando no se puede asistir.

Es común que estas reuniones no se aprovecharse al 100%, pues a menudo se prologan más de lo programado, se vuelven un poco tediosas e incluso aburridas. La recomendación para evitar esta situación es que las reuniones sean cortas y productivas, y para lograr esto, deben ser programadas, entender los puntos relevantes e incluso hacer una lista de los temas a tratar.

Pero ¿cómo aprovechar este tipo de encuentros sin que parezcan un compromiso ineludible? Todo depende de que tan atento estés. Checa los siguientes tips.

Mantén los objetivos de la reunión en la mente

La mayoría de las personas que asisten a una reunión se quejan de que se pierde demasiado tiempo en cosas que no cumplen con los objetivos que se pretenden tratar. Quienes están a cargo de guiar la reunión deben ayudar a mantener la atención de los receptores, frenando a quienes intervengan en la conversación y desvíen el tema.

Cuida la frecuencia y participación de los integrantes

Se puede contribuir a una dinámica y a mantener un orden en la reunión. Este plan debe fijar los tiempos que tendrá cada persona para opinar y la alternancia con la finalidad de evitar repetir temas anteriormente tratados.

Asegúrate de que la reunión sea clara

Lo peor que puede pasar al término de la convocatoria es que queden algunos puntos inconclusos o poco claros. Para evitar esto, lo ideal es que durante la reunión se aclaren las dudas para impedir segundas lecturas o interpretaciones, las cuales pueden provocar malos entendidos entre los asistentes.

En caso de que sea necesario, repetir la idea es buen método para facilitar el entendimiento.

NO DEJAR PASAR MUCHO TIEMPO ENTRE UNA REUNIÓN Y OTRA

El hecho de tener reuniones seguidas aumenta disminuye considerablemente el tiempo y la duración, ya que entre más tiempo pase la una de la otra, habrá más temas pendientes que tratar, y por consiguiente, más tiempo consumido, lo que provocará que se pierda el interés tras un par de horas.

Todas esta recomendaciones harán que la reunión sea exitosa y permitirán que quienes la integren saquen provecho de ella, ya que es la instancia para exponer todo tipo de temas que necesiten solución.

Fuente | AltoNivel.com.mx